Adjoint(e) administratif(ve) – soutien aux opérations

Service : Département commercial

Sous la direction de : Directeur commercial

Lieu de travail : 1200 Boulevard Thibeau, Trois-Rivières Québec, G8T 7B4 (Cap-de-la-Madeleine)

Salaire : à partir de 25 $ par heure, selon l’expérience

Temps hebdomadaire : 40 heures

TA MISSION :

Être le pilier administratif et polyvalent du département commercial, pour que la direction, le service des achats et les succursales se consacrent à l’essentiel : les clients, la vente et la saine gestion des stocks.

TU ES :

• Polyvalent, tu jongles aisément avec le multitâche et passes d’un dossier à l’autre sans perdre le fil
• Rigoureux, et organisé, tu sais établir tes priorités
• Proactif et débrouillard, tu prends les choses en main sans attendre qu’on te le demande ;
• Courtois et diplomate, au téléphone comme avec les collègues, tu gardes le sourire et le bon ton, même sous pression
• Fiable, l’équipe sait qu’elle peut compter sur toi pour assurer le suivi jusqu’au bout

TES RESPONSABILITÉS :

1. Gestion des appels
   1. Répondre à la ligne du service commercial et acheminer les appels (représentants, achats, atelier, service routier)
   2. Prendre les messages et faire le suivi jusqu’au retour d’appel
   3. Répondre aux demandes simples (statut de commande, copie de facture, disponibilité)
   4. Filtrer les sollicitations et gérer l’agenda du directeur commercial
2. Traitement des comptes nationaux
   1. Recevoir et valider les bons de travail et autorisations (numéro de PO, approbations)
   2. Vérifier que les prix facturés respectent la matrice de prix de chaque compte national
   3. Saisir et traiter les transactions dans Costar
   4. Transmettre la facturation aux programmes nationaux dans les délais
   5. Suivre les refus, réclamations et écarts de paiement jusqu’au règlement
   6. Tenir à jour la liste des comptes nationaux, des contacts et des exigences particulières
3. Facturation
   1. Effectuer la facturation des pneus rechapés
   2. Soutenir la facturation des succursales : vérifier que les bons de travail sont complets (heures, codes de main-d’œuvre, pièces)
   3. Corriger les erreurs et émettre les notes de crédit autorisées
   4. Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des comptes à recevoir
   5. Produire un suivi hebdomadaire des factures en attente
4. Soutien au service des achats
   1. Gérer le volet administratif des garanties (pneus commerciaux et Nokian auto)
   2. Classer la documentation des commandes et des contrats d’approvisionnement
   3. Suivre les factures fournisseurs et signaler les écarts à notre responsable des achats
   4. Préparer les données pour les rapports d’achats et de stocks
5. Soutien administratif général
   1. Mettre à jour Costar (clients, produits, fournisseurs)
   2. Classer et archiver les contrats, soumissions et dossiers clients
   3. Préparer des documents et rapports pour le directeur commercial

TON PARCOURS

• Expérience en facturation ou en comptabilité de base
• Maîtrise d’Excel et d’Outlook
• Connaissance de Costar un atout
• Français parlé et écrit; anglais fonctionnel un atout (comptes nationaux)
• Avoir entre 3 et 5 ans d’expérience en administration, idéalement dans un environnement de transport, automobile, mécanique, équipement lourd ou distribution de pièces
• Détenir un DEP en secrétariat, en comptabilité ou une formation pertinente en administration ou une expérience de travail équivalente

CE QUE NOUS T’OFFRONS

• Salaire à partir de 25$/h, selon l’expérience
• Assurances collectives complètes, avec contribution de l’employeur à 50%
• Vacances
• Régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
• Rabais employé